Muchas compañías deciden asistir a
una feria para darse a conocer entre clientes y proveedores. Sin embargo, no siempre
obtienen los resultados pretendidos debido a fallos en la planificación, lo que
les hace cuestionarse la utilidad de acudir a este tipo de eventos,
renunciando, así, a las enormes posibilidades que ofrecen estos actos de cara a
la promoción y comercialización de sus productos o servicios. Olden & CO
(PR &Marketing) Ltd. es una compañía con una larga trayectoria dedicada
a la organización de eventos. Su experiencia es precisamente una garantía para
tener en consideración los consejos que Carolyn Olden, una de las principales
responsables de Olden & CO (PR &Marketing) Ltd., ofrece sobre
cómo hacer más efectiva la presencia de una entidad dentro de una feria y
optimizar al máximo las posibilidades que ésta proporciona al empresario.
Las ferias normalmente son una
inmejorable plataforma de ventas que sirven para llegar a contactar con un
público muy amplio y diverso. Además, ofrecen la posibilidad de establecer un
alto porcentaje de contactos cara a cara justo durante los días de su duración,
contactos personales que pueden ser muy beneficiosos para el mercado. Sin
embargo, como una firma no puede disponer de todo el espacio de la feria y
esperar que el mundo caiga a tus pies, es necesario que la empresa se esfuerce
al máximo en la preparación del evento. Es más, aquellas compañías que
planifican mucho su asistencia a ferias normalmente son las que mejores
resultados obtienen.
Esta planificación comprende los
siguientes aspectos:
· La empresa debe comprender y definir
los motivos por los que acude y muestra su producto en una exhibición
particular.
· Además, es imprescindible que la
firma conozca las características de su audiencia o público objetivo.
· Una de las claves para lograr una
buena planificación es que la empresa tienen que ser realista, establecer unos
objetivos que se ajusten al esfuerzo aplicado y cuantificar los objetivos
logrados por la exhibición.
· Es fundamental que la compañía encaje
perfectamente la feria con el resto de estrategias de marketing que va a
utilizar .
Acciones de comunicación y RRPP
Publicitar los productos o
servicios durante el evento supondrá tener un mayor número de visitas en el
stand de la empresa .
· Distribuir informes y dossieres
de prensa entre todos los periódicos especializados en el producto o servicio
que la empresa va y comunicarles cuando va a tener lugar la exhibición.
· La mayor parte de las
publicaciones se preparan en un período de unas seis u ocho semanas, así que lo
aconsejable es que la empresa planee el envío de estos informes a los medios
con suficiente antelación.
· Los periódicos querrán poner
fotos del evento en sus páginas por lo que es recomendable proporcionarles
fotografías de calidad, considerando cuales son los ángulos o la luz más
interesantes para resaltar el producto y hacerlo más atractivo a la vista.
· Mandar una invitación a los
editores de las publicaciones para que visiten el stand de la firma(a
menudo la presencia de un artículo en un medio puede ser negociado en medio de
una taza de café o un vaso de vino).
· Mantener a la agencia organizadora
del evento informada de las actividades que van a desarrollar(nuevos productos,
visitas de gente famosa, etc.). Los organizadores deben
"alimentar" a la prensa de forma constante con material de la propia
feria que los periodistas emplearán para hacer sus artículos.
Estos mismos se distribuirán
posteriormente entre la feria.
Publicidad
Con respecto a los anuncios, es necesario reflexionar acerca de cómo estos
pueden "conectar" con nuestra compañía. Es fundamental que ésta planifique
perfectamente sus anuncios y resulta conveniente hacer coincidir dichas
inserciones publicitarias con las de la exhibición y añadir "Véanos en el
Stand X". Esta medida será suficiente para que el stand de la empresa
cuente con un mayor número de visitas.
Los catálogos de la feria son a
menudo usados como guías de compra durante todo un año. Por ello resulta
conveniente introducir un anuncio en el catálogo como medida complementaria a
la estrategia de publicidad.
Invitaciones y correo
A todos nos gusta sentirnos importantes.
Por ello la firma debe enviar una invitación personal o una carta a sus
clientes y un folleto a modo de invitación para que visiten el stand de la
compañía en la feria para que vean las últimas novedades que la empresa ha
sacado.
· Una recepción para clientes
valorados especialmente valiosos será siempre bien recibida.
· Resulta oportuno usar una lista de organizadores y un pre-registro de visitas
para enviar de manera complementaria las entradas para la feria(alrededor del
40% de visitantes acuden a la muestra con una entrada suministrada por un
exhibidor).
· Es fundamental que la firma dé
a la gente una razón extra para visitar su stand.El gancho puede ser
participar en un concurso u ofrecer algún regalo. Mejor sería incluso enviar la
"mitad" de un regalo en un adelanto(por ejemplo un sacacorchos) e
invitar a la gente a que acuda al stand de la compañía para obtener de forma
completamente gratuita la otra parte del regalo(una botella de vino).
Oficina de prensa de la feria
La oficina de prensa de la
exposición debe ser usada como otro elemento de marketing dentro de la
estrategia de la empresa dentro de la exhibición. Es el primer lugar al que
acuden los periodistas en busca de información y también un oasis alejado del
ruido y barullo de la feria. Es importante, por tanto, que este en lugar los
periodistas tengan acceso a un dossier de la empresa antes de que comience la
exhibición. Este dossier estará integrado por informes novedosos e
interesantes con información de la compañía, productos, servicios, etc. Es
importante tener presente que los editores guardan estos press kits
para documentarse en sus artículos.
Después de la feria
Es vital hacer un seguimiento de
las personas que han visitado el stand. Hay que contactar con ellos
inmediatamente después de que la feria haya finalizado porque los visitantes
aún mantendrán fresca en su memoria su impresión sobre el evento. Es
fundamental que después de la exhibición enviar a los visitantes registrados un
cuestionario sobre su impresión de la feria. Estos cuestionarios no persiguen
conseguir más ventas, sino medir los resultados logrados.
Después de la feria, las
publicaciones especializadas publicaran reportajes obre el evento. La empresa
tiene que asegurarse de que los medios de comunicación poseen información sobre
todos los productos y servicios que ofrece la firma. Asimismo, los
organizadores también elaboran reportajes sobre la exhibición y suelen recibir
bien los artículos publicados sobre los exhibidores.
Cuantificando los resultados
Los resultados deben ser
cuantificados y evaluados para establecer si la exhibición ha sido útil a la
compañía. Es
necesario comparar los resultados con los objetivos originales:¿cuántos
expectativas se han logrado?¿Cuál es la calidad de estos objetivos conseguidos?¿Ha
tenido el evento la cobertura esperada por parte de los medios?. Lo mejor es
que la empresa confeccione un informe con los recortes de prensa y evalúe la
repercusión que han logrado los mensajes difundidos.
Fuente: www.eventosb2b.com